Du behøver ikke regnskabssoftware for at bruge aktivitetsbaseret budgettering

Jeg ser mange freelancere afvise ABB, fordi de tror det kræver dyr software. Det gør det ikke. Jeg har brugt det i to år med et gratis regneark.

Strukturen er enkel

Opret et ark med disse kolonner: aktivitetsnavn, estimeret månedlig forekomst, tid per forekomst, direkte udgifter tilknyttet og noter. Det er det. Du behøver ikke integrationer, automatik eller dashboards.

Eksempel: aktiviteten kundekorrespondance forekommer ca. 20 gange om måneden, tager 15 minutter per gang og koster ingenting direkte. Men den tager 5 timer af din måned. Det er en budgetpost.

Den egentlige udfordring er disciplinen

Systemet virker kun, hvis du opdaterer det ugentligt. Jeg satte en fast 20-minutters blok hver fredag eftermiddag til at gennemgå ugen og registrere afvigelser fra estimaterne.

De første tre uger var estimaterne meget forkerte. Det er normalt. Man kender ikke sine egne mønstre, før man begynder at registrere dem bevidst.

Hvad du faktisk får ud af det

Efter to måneder begyndte jeg at se, hvilke aktiviteter der spiste uforholdsmæssigt meget tid i forhold til, hvad de genererede. Ikke som en overraskelse, men som dokumentation for noget jeg nok godt vidste, men aldrig havde formaliseret.

ABB er ikke et mirakelværktøj. Det er en vane. Og som de fleste vaner kræver det lidt tid at opbygge, inden det giver mening.